1. Rozmyslite si vopred, čo chcete napísať

Kto bude dokument čítať?

Dokumenty Európskej komisie čítajú tri hlavné skupiny ľudí:

• ľudia pracujúci pre EÚ – kolegovia v Európskej komisii alebo iných inštitúciách;
• odborníci mimo inštitúcií;
• široká verejnosť – najväčšia skupina.

Čo chcem dosiahnuť?

Aký je účel dokumentu? Čo má čitateľ po prečítaní urobiť?

• Prijať rozhodnutie?
• Vyriešiť určitú situáciu?
• Vyriešiť konkrétny problém?
• Zmeniť svoj postoj k nejakej otázke?

Aké body musí dokument obsahovať?

• Rozhodnite sa, čo chcete povedať.
• Urobte si zoznam alebo bublinový diagram (pozri obrázok) so všetkými bodmi, ktorým sa chcete venovať, bez konkrétneho poradia.
• Vyškrtnite body, ktoré nie sú dôležité.
• Ostatné body spojte do súvisiacich celkov.
• Doplňte si možné medzery vo vedomostiach: zapíšte si fakty, ktoré budete musieť overiť, resp. odborníkov, s ktorými budete musieť konzultovať.

Alternatívu ponúka prístup známy ako „7 otázok“. Ide o štruktúrovaný spôsob zahrnutia všetkých relevantných informácií:

ČO? môj hlavný odkaz
KTO? dotknuté osoby
KEDY? dni, hodiny, časový rozvrh, termíny
KDE? miesta
AKO? okolnosti, vysvetlenia
PREČO? príčiny a/alebo cieľ
KOĽKO? vypočítateľné a merateľné údaje